TPE & PME · Systèmes sur mesure

Réduire la dépendance à la personne qui connaît toutes les réponses

La règle se partage. Le jugement reste humain.

BM relie vos questions récurrentes aux règles et aux informations déjà présentes dans vos outils. Une réponse se prépare ; une exception rejoint la bonne personne.

Identifier les questions répétitives et exceptions Voir une question prendre forme

Une professionnelle explique un composant à son collègue, autour d’un établi.

Vos outils. Vos règles. Vos validations.Un premier usage à construire et tester avec vous.

01 / Les interruptionsLe savoir existe. Son accès bloque.

Toujours
la même personne.

Le dossier avance quand elle est disponible. L’équipe attend une réponse déjà donnée, ou refait le chemin pour la retrouver.

La règle oubliée

« On fait comment, déjà ? »

Le contexte introuvable

« C’était pareil la dernière fois ? »

L’exception sans relais

« Elle seule peut nous répondre. »

02 / De la question à la suiteIllustration fictive · aucune action réelle

Une question.
Le bon contexte.

Sur un dossier en cours, la réponse dépend autant de la règle que des faits disponibles.

Question / commande en cours

« Peut-on confirmer
la livraison vendredi ? »

01 / Règle de l’équipe

Vérifier avant de promettre.

Préparation terminée et créneau confirmé : une réponse peut être préparée.

02 / Données de contexte

Deux faits à rapprocher.

Le dossier de commande et le planning de livraison existants.

Ouvrez un contexte pour voir la suite.

ATout est confirméRépétable

Les deux sources concordent. Préparer la réponse selon la règle approuvée.

03 / Suite préparéeBrouillon à validerResponsable : suivi de commande. Aucun message envoyé.

BLe créneau manqueAmbigu

Le planning ne confirme aucun créneau. Cette absence reste inconnue : elle ne devient pas une disponibilité.

03 / Exception à transmettreVérification par la logistiqueJoindre la commande, la source consultée et le fait manquant. Aucun délai promis.

CUn engagement hors cadreSensible

Le client demande une garantie de délai non prévue. Une règle de suivi ne suffit pas pour engager l’entreprise.

03 / Arbitrage humainDécision du responsable commercialLa demande et le contexte lui sont transmis. La garantie reste non accordée.

Chaque règle garde sa source, son responsable et sa version. Un fait manquant ou contradictoire suspend la réponse.

La main reste chez vous

Préparer n’est pas appliquer.

01Proposition
Un brouillon, pas une consigne.
02Validation humaine
Une personne habilitée décide.
03Demande d’action
L’envoi est demandé selon les droits.
04Retour confirmé
Le résultat fait foi, pas le clic.

03 / La juste frontièreDes règles précises, un relais identifié

Ce qui se répète.
Ce qui vous revient.

Répétable

Retrouver une règle validée, vérifier les faits, préparer une réponse.

Sensible

Prix, délai engagé, accès confidentiel : décision par la personne habilitée.

Ambigu

Règle périmée, sources en désaccord : suspendre et transmettre le contexte.

Le système peut préparer. L’expert garde le jugement, les exceptions et l’évolution des règles.

Un périmètre utile pour commencer

Partons des questions
qui reviennent.

Quelques questions réelles, leurs sources et la personne qui tranche. Nous cadrons un premier flux sur mesure, avec vos outils, puis le testons avec l’équipe.

Identifier les questions répétitives et exceptions

Cas d’usage TPE/PME à tester. Aucun résultat chiffré annoncé.

Avant d’en parler

Les bonnes
questions.

Faut-il créer une nouvelle base de connaissances ?

Pas par principe. Nous partons des règles, documents et outils existants. Nous vérifions leur fiabilité et les accès. Une source utile doit rester identifiable, sans recopier toute l’entreprise dans un nouveau fichier.

Et si la règle change ?

Une personne est responsable de sa mise à jour. Le périmètre définit sa version, sa date de revue et les cas qui doivent suspendre son utilisation. Une ancienne réponse ne devient pas une règle valable par défaut.

Que se passe-t-il si la personne-clé est absente ?

Les règles déjà validées restent consultables selon les droits. Pour une exception, nous définissons un relais habilité ou une mise en attente explicite. Son absence n’autorise pas le système à décider à sa place.

Comment choisir le premier périmètre ?

Choisir une question fréquente dont les sources et le responsable sont connus. Tester des réponses normales, une information manquante et une exception. Vérifier le suivi avec l’équipe avant d’étendre le flux.