Informations dispersées
Partir de ce
que vous savez déjà.
Sélectionner les sources utiles à une question métier, dans vos outils et avec les bons accès.
Company Brain / Par BM Automation
Ce que votreentreprise sait.Enfin relié.
Vos sources, vos décisions et leur histoire.
Une mémoire opérationnelle, enfin partagée.
Pour retrouver une réponse, comprendre son contexte
et revenir à ce qui la justifie.
Un email
« Validé, pour ce dossier. »
Une décision à retrouver Un compte rendu
Le pourquoi de la décision.
Un contexte à conserver Un dossier
Son histoire. Ses exceptions.
Le contexte retrouvé
Une mémoire.
Des liens vérifiables.
01 / Du fragment à l’action
Pas un dossier de plus.
Une continuité.
Un fait, une hypothèse, une décision : ils n’ont pas le même sens. Company Brain relie l’information à ce qui permet de l’utiliser.
Architecture de la mémoire
DocumentsLa règle écrite
ConversationsLa nuance échangée
DossiersLe travail déjà fait
MémoireFaits · Décisions · Exceptions
Qui a décidé ?
Dans quel contexte ?
Qu’est-ce qui a changé ?
Une réponse sourcée.
Une action mieux informée.
Une action mieux informée.
Leurs liens deviennent utilisables.
Partir de ce
Mémoire structurée
Conserver le sens.
Pas seulement le texte.
Distinguer les faits, les hypothèses et les décisions. Conserver les dates, les versions et les exceptions.
Contexte partagé
Retrouver le pourquoi,
avec la réponse.
Ouvrir les sources d’une réponse, comprendre sa portée et voir ce qui manque ou se contredit.
Décisions & actions mieux informées
Avancer sans
repartir de zéro.
Préparer un dossier, appliquer une règle ou consulter le bon responsable. Le contexte éclaire le travail, sans remplacer le jugement métier.
La valeur n’est pas d’accumuler plus d’information.
C’est de retrouver celle qui change la décision.
02 / La matière première
Vos outils ont
déjà une histoire.
Nous partons des sources nécessaires au premier usage, pas de tout votre système d’information. L’accès, la compatibilité et le rythme de mise à jour se vérifient au cadrage.
L’index des sourcesChoisissez une source pour voir ce qu’elle apporte
Fiche source / 01Illustration
RÉFÉRENCEVersion → portée
Procédure de référence
La règle ne suffit pas.
Sa version compte.
« Cette procédure s’applique aux nouvelles demandes. Les dossiers déjà engagés doivent être examinés séparément. »
Ce qui devient utileRetrouver la règle applicable, sans confondre une ancienne version avec la procédure en vigueur.
Fiche source / 02Illustration
OBJETValidation d’une exception
Un arbitrage dans un email
Une phrase.
Une portée précise.
« Exception validée pour ce dossier uniquement. À confirmer si la demande se présente à nouveau. »
Ce qui devient utileRetrouver un arbitrage sans transformer une exception ponctuelle en règle générale.
Fiche source / 03Illustration
DOSSIERÉchange → décision → suite
Historique d’un dossier
Une relation.
Pas une fiche isolée.
Un besoin identifié, une proposition ajustée, un point en attente. Ces étapes prennent sens quand elles sont reliées aux échanges.
Ce qui devient utileReprendre un dossier avec ses engagements et ses points ouverts, plutôt qu’avec son seul dernier statut.
Fiche source / 04Illustration
COMPTE RENDUArbitrage documenté
Compte rendu de réunion
Le choix est écrit.
Le pourquoi aussi.
« L’hypothèse est ajustée au vu de ces éléments. Le responsable du dossier vérifiera leur pertinence avant réutilisation. »
Ce qui devient utileComprendre une décision antérieure et savoir à qui s’adresser lorsqu’elle doit être réexaminée.
Fiche source / 05Illustration
TRANSMISSIONÀ expliciter → à valider
Connaissance à formaliser
Le savoir tacite
ne s’invente pas.
Une règle connue d’une seule personne doit d’abord être explicitée, documentée puis validée par les bonnes personnes.
Ce qui devient utileTransformer une réponse récurrente du dirigeant en connaissance validée et accessible à l’équipe.
03 / La mémoire dans le temps
Le présent évolue.
Le pourquoi reste lisible.
Une décision peut être juste à une date et ne plus s’appliquer ensuite. Actualiser la mémoire ne doit pas effacer son histoire.
Journal d’une exception clientExemple illustratif Explorez les trois dates
Décision documentée
Ce que la mémoire doit restituer à cette date
« Cette exception a été validée pour ce dossier. Elle ne vaut pas règle générale. »
- Source
- Compte rendu du 12 juin
- Contexte
- Une demande client particulière
- Limite
- Confirmer avant toute réutilisation
Contradiction signalée
Ce que la mémoire doit restituer à cette date
« La procédure générale a changé. L’ancienne exception doit être réexaminée. »
- Sources
- Compte rendu du 12 juin + procédure du 18 juin
- Conflit
- La règle récente et l’exception ne suffisent pas à trancher
- Suite attendue
- Une décision du responsable, pas une déduction silencieuse
Clarification validée
Ce que la mémoire doit restituer à cette date
« L’exception reste limitée au dossier initial. La nouvelle règle s’applique aux autres demandes. »
- Source
- Clarification du responsable du 24 juin
- Historique
- Décision initiale et contradiction conservées
- Apprentissage
- L’exception ne doit plus être reprise hors de son périmètre
04 / Le travail, concrètement
Partir d’une question
que votre équipe pose vraiment.
Deux exemples de premiers usages à construire sur mesure.
01 / Équipes M&A
Un précédent utile.
Avec son raisonnement.
Pourquoi une hypothèse a-t-elle été ajustée dans un dossier comparable ? La réponse est répartie entre un data book, des emails et des comptes rendus.
Le premier corpus
Dossiers clôturés Versions Décisions
Un ensemble autorisé de dossiers, avec leurs versions et les décisions associées.
Notre expérience du suivi opérationnel de dossiers M&A nourrit ce cadrage.
Cadrer un corpus M&ANote de lecture / M&AExemple de restitution
La réponse attendue
Retrouver l’ajustement.
Et ce qui l’explique.
Data book · version du dossier
Le passage pertinent, pas un extrait isolé.
Revenir à l’hypothèse dans son document et sa version. Situer le passage avant de l’interpréter.
Email ou compte rendu · décision associée
La raison de l’ajustement.
Retrouver ce qui a été arbitré, à quelle date et dans quel contexte. Une hypothèse ne devient pas un fait.
Dossier de référence · limites d’application
Ce qui ne se transpose pas automatiquement.
Les conditions du dossier initial et les limites de comparaison doivent accompagner la réponse.
À valider par l’équipe
Pertinence du comparable, confidentialité et application de l’hypothèse au dossier actuel.
Comment mesurer la réussite
Sur des questions connues : la source retrouvée, la justesse de l’explication et le temps de recherche.
02 / Dirigeants & équipes de TPE / PME
On l’a déjà décidé.
Retrouvons où.
Quelle règle appliquer à cette demande client ? La réponse existe, mais l’équipe doit encore interrompre la personne qui s’en souvient.
Le premier corpus
Cadrer une question récurrente
Procédures Réponses validées
Un flux client répétitif, dans les outils que l’équipe utilise déjà.
Repère d’équipe / TPE · PMEExemple de restitution
La réponse attendue
La règle. Son exception.
Le bon relais.
Procédure · référence applicable
Un repère que l’équipe peut retrouver.
La règle en vigueur et son champ d’application, avec la source qui permet de les vérifier.
Réponse validée · cas particulier
Une exception ne devient pas la règle.
Retrouver ce qui a été accepté et pour quel cas, sans étendre silencieusement cette décision à toutes les demandes.
Responsable · cas hors cadre
Savoir quand passer le relais.
Identifier la personne à consulter quand la demande sort du périmètre documenté, plutôt que déduire une nouvelle règle.
Le relais reste humain
Une nouvelle exception ou un engagement auprès du client revient au responsable.
Comment mesurer la réussite
Reconnaître les questions récurrentes, tester les réponses, puis observer leur utilisation par l’équipe.
05 / Les conditions de confiance
La mémoire éclaire.
Vous gardez la main.
Une mémoire utile n’est pas une autorité autonome. Les droits, la traçabilité et les limites se définissent dès le cadrage.
Une réponse générée peut être erronée. Les sources, les tests et la validation humaine réduisent le risque ; ils ne remplacent pas le jugement métier.
06 / La méthode BM
Commencer juste.
Puis construire la suite.
04
semainesUn objectif de première valeur,
sur un périmètre convenu.
sur un périmètre convenu.
Le point de départ
Une question. Un corpus. Une équipe.
Cadrer ce qui compte.
Choisir la question récurrente et les sources de référence. Définir les accès et les rythmes de collecte.
Question choisie Corpus bornéÉprouver la réponse.
Comparer réponses, sources, refus et contradictions à une référence humaine. Mesurer la recherche initiale.
Cas connus Critères de confiancePasser au travail réel.
Observer si l’équipe retrouve une réponse fiable et l’utilise effectivement. Corriger avant d’élargir.
Usage observé Suite à décider
Notre MVP vise une première valeur en quatre semaines, sur un périmètre convenu. Le chiffrage dépend du flux, du corpus et des exigences d’accès.
Construire ce qui est nécessaire. Pas davantage.
Un wiki bien tenu peut parfois suffire.
Nous vérifions ce que vos outils permettent déjà. Wiki, recherche documentaire et assistant peuvent se compléter ; aucun de ces termes n’est une garantie de qualité.
Wiki, recherche documentaire, assistant : comparer les rôles
| Approche | Ce qu’elle apporte | Ce qu’il faut organiser |
|---|---|---|
| Wiki ou base de connaissances | Des procédures et pages de référence que l’équipe peut lire. | Les responsables, la mise à jour et la recherche. |
| Recherche documentaire / RAG | La récupération de passages pour étayer une réponse. | La qualité du corpus, les droits, les versions et la vérification. |
| Assistant conversationnel | Une interface pour poser une question ou préparer un travail. | Les sources accessibles et les limites de ses actions. |
| Company Brain sur mesure | Une mémoire des faits, décisions et exceptions reliés au travail de l’entreprise. | Un usage précis, des sources responsables et des critères de confiance testés. |
Avant de commencer
Les bonnes
questions.
Un projet de mémoire commence
par un cadre clair.
Faut-il changer nos outils ?
Le projet part de vos outils et de leurs accès disponibles. Une connexion en lecture peut suffire au premier usage. La compatibilité et la qualité des données se vérifient pendant le cadrage.
Peut-on faire confiance à toutes les réponses ?
Une réponse générée peut être erronée. Les citations, les tests sur des cas connus, la détection des manques et la validation humaine réduisent le risque ; ils ne dispensent pas du jugement métier.
Et si nos procédures ne sont pas écrites ?
Il faut d’abord identifier les personnes et décisions de référence. Le système ne peut pas inventer des règles que l’entreprise n’a pas définies. La collecte et la validation de ces connaissances peuvent constituer le premier chantier.
Comment mesurer l’utilité ?
Choisir des questions représentatives, mesurer le temps de recherche initial et vérifier l’exactitude des réponses. En usage, suivre les réponses reprises, les erreurs, les corrections et les escalades nécessaires. Les critères se définissent avec l’équipe avant le projet.
Ouvrons votre premier dossier
Votre première
question.
Notre point de départ.
Quelle information votre équipe
doit-elle encore reconstituer ?
Le prochain dossier
commence avec vous.
commence avec vous.
Un échange sur votre réalité.
Venez avec une question récurrente et les outils concernés. Nous définirons le premier usage, ses sources et la manière d’en mesurer le résultat.
Sur mesure. Avec vos outils. À votre échelle.