TPE & PME · Collecte de dossier
Collecter les informations et documents clients sans relances dispersées
Quand une pièce manque, il faut savoir ce qui était attendu, ce qui est exploitable et qui doit agir. Une relance juste commence par un dossier lisible.
La pièce arrive.
Le doute reste.
Un fichier peut arriver dans un autre fil, concerner la mauvaise période ou rester illisible. Le dossier paraît avancer ; personne ne sait encore s’il est exploitable.
Demander ≠ recevoir ≠ valider
Liste attendue perdue dans un e-mail
Pièce reçue, contrôle encore ouvert
Rappel préparé sur un état dépassé
Chaque pièce attendue
a son état et sa suite.
La liste est définie en amont. La réception ne vaut pas validation.
Illustration de fonctionnement, sans outil ni donnée client. Les pièces, règles, accès et validations seraient définis avec l’équipe.
Reçue ne veut pas dire terminée.
Le statut de la pièce détermine le prochain geste. Un contrôle ouvert suspend le rappel correspondant ; l’arrêt définitif suit la validation.
Élément, dossier, responsable et délai connus.
Rapprochée du dossier ; rappel mis en attente pendant le contrôle.
Acceptée : la relance s’arrête. Inutilisable : correction ou exception à traiter.
L’étape suivante attend les validations requises sur l’ensemble des pièces.
Partir du dossier.
Relier juste ce qu’il faut.
BM conçoit le flux autour de vos outils et de votre processus réel. Les connexions et droits sont vérifiés avant de construire.
Une demande entrante à répartir ? Voir le suivi par e-mail- 01
Définir la liste attendue.
Selon le type de dossier, avec les cas atypiques confiés à l’équipe.
- 02
Choisir la source qui fait foi.
Rattacher les réponses au dossier et à l’outil de référence existant.
- 03
Préparer le bon geste.
Signaler les manques, proposer un rappel selon une règle validée, créer une tâche de contrôle.
- 04
Vérifier la sortie.
Tracer la validation et arrêter la relance de la pièce concernée avant l’étape suivante.
Le répétitif circule.
Le jugement reste.
Peut être préparé ou mis à jour
- Checklist et états du dossier
- Rapprochement d’une pièce à vérifier
- Signalement d’un manque et brouillon de rappel
- Tâche et notification au responsable
Demande une personne habilitée
- Pertinence ou sensibilité d’un document
- Pièce inhabituelle et exception
- Modification de la demande
- Communication sensible et validation finale
Qui peut voir chaque document, qui peut changer son état et combien de temps le conserver : ces règles se décident au cadrage, selon vos outils et contraintes.
Une liste réelle.
Un premier flux utile.
Apportez un dossier type : quelles pièces attendez-vous, où arrivent-elles, qui les contrôle et quand les relances doivent-elles s’arrêter ? Nous cartographions le processus avant de choisir ce qu’il faut construire.
Cartographier notre collecte de dossier Ou écrire à BMCas d’usage TPE/PME à tester. Aucun résultat client n’est revendiqué ici.
Avant de relancer
une pièce.
Non, pas par principe. BM part des e-mails, fichiers et outils en place. Les possibilités de connexion et leurs limites se vérifient au cadrage.
La réception met le rappel de la pièce en attente pendant le contrôle. Après validation, sa relance s’arrête. Une pièce inutilisable déclenche une correction ou une décision humaine selon la règle prévue.
Son état reste « à vérifier » ou « à corriger », avec un responsable et un prochain geste. On ne le marque pas valide sur la seule preuve de réception.
Pas nécessairement. Le dispositif dépend du flux, des documents, des accès et des outils existants. Il peut être plus simple qu’un nouveau portail.