Après l’envoi
Six situations. Six suites différentes.
Même devis, même point de départ. La suite dépend de ce que le client a dit, ou pas dit.
La suite préparéeCe que vous gardez
Relance des devis · Systèmes sur mesure
Un devis envoyé n’est pas un devis suivi.
Votre logiciel de devis, votre messagerie et votre suivi restent en place. Nous les relions pour que chaque devis envoyé ait une suite claire : qui relance, quand, avec quels éléments. Et rien ne part sans votre accord.
Sur mesure. Avec vos outils. Sans ressaisie.
L’après-envoi · ce matin
DevisD-0412
Intervention sur site
DevisD-0409
Contrat de maintenance
DevisD-0415
Installation
Vos devis, ce matin
- Relance prêteD-0412 · appuyée sur l’appel de mardiÀ valider
- Réponse à trancher« OK pour la semaine prochaine » : accord ou report ?À vous
- ValiditéD-0409 expire vendrediÀ décider
- En attenteQuatre devis, rien à faire avant jeudiRien à faire
Rien n’est parti sans vous.
01 / Après l’envoi
Le devis est envoyé. Et puis, plus rien.
Le client compare, réfléchit, appelle, pose une question, part en congés. Chez vous, ces signaux arrivent par email, par téléphone, parfois de vive voix. Ils se dispersent. Dans vos outils, le devis reste « envoyé ». Jusqu’à ce que quelqu’un y repense.
Douze jours après l’envoi · devis D-0412Un signalVotre suivi
Téléphone
J+1Question sur le délai
Message
J+4« On en reparle après les congés »
Email
J+7« Pouvez-vous ajouter l’option ? »
De vive voix
J+10« On part là-dessus »
Votre suivi
Statut : envoyé · inchangé depuis douze jours
Et aujourd’hui, on se demande :
- 01
Il a répondu, finalement ?
- 02
On lui a envoyé la version avec l’option ?
- 03
Il devait rappeler après ses congés, non ?
- 04
Qui s’occupe de ce devis ?
- 05
Il est encore valable ?
- 06
On l’a perdu sur le prix ou sur le délai ?
La relance n’est pas un problème de rédaction. C’est un problème de mémoire.
Chaque devis a pourtant déjà coûté : une visite, un chiffrage, des allers-retours. Le laisser sans suite, c’est laisser ce travail dormir.
Un devis sans réponse n’est pas perdu. Un devis sans suite commence à l’être.
Situations illustratives. Pas une mesure de résultats clients.
02 / Ce que vous avez déjà essayé
Chaque outil fait sa part. Aucun ne tient le fil.
Vous n’êtes pas sans outils. Vous en avez plusieurs. Ce qui manque se trouve entre eux.
| Ce qui existe | Ce qu’il fait bien | Ce qui lui échappe |
|---|---|---|
| La mémoire de quelqu’un | Elle connaît chaque client. | Quand cette personne s’absente, les devis attendent. |
| Le rappel dans l’agenda | Il sonne à l’heure. | Il ne sait pas ce qui s’est passé depuis l’envoi. |
| Le tableau de suivi | Il donne une vue d’ensemble. | Il n’est juste que le jour où quelqu’un le met à jour. |
| La relance automatique du logiciel | Elle part à la date prévue. | Elle ne sait pas ce qui s’est dit hors de l’outil. |
| Le CRM | Il peut tout centraliser. | À condition que chacun y reporte chaque échange. |
| Le modèle d’email, ou l’IA générative | Il aide à bien écrire. | Il ne connaît ni la version envoyée, ni le dernier échange. |
Le dimanche soir n’est pas un système de suivi.
Un calendrier de relances ne sait pas que votre client a appelé hier.
Une séquence fixe · deux semainesRelance automatiqueÉchange avec le client
- 8Devis envoyé
- 9
- 10
- 11Relance n° 1
- 12
- 15
- 16Appel : « on valide la semaine prochaine »
- 17Relance n° 2, partie quand même
- 18
- 19
Nous ne remplaçons pas ces outils. Nous les relions, pour que la suite d’un devis ne dépende plus d’un souvenir.
Et si l’un d’eux suffit à votre cas, nous vous le dirons.
03 / Un devis, jusqu’à sa réponse
Le devis part. Sa suite est déjà prévue.
Pas une séquence programmée à l’aveugle. Un même fil, qui tient compte de ce qui arrive, de l’envoi jusqu’à la réponse du client.
Devis exemple · Intervention sur site · Démonstration fictive · aucune donnée client
-
01Envoyé
Le devis part de votre outil habituel.
Il est repéré au moment de l’envoi, sans ressaisie. Il reçoit une suite : un responsable, une échéance, une règle.
Votre logiciel de devis reste le point de départ.
Devis
Intervention sur site
- Option
- Accès nacelle inclus
- Délai
- Trois semaines après accord
- Validité
- Jusqu’au vendredi 26
La suite attribuée
- ResponsableCommercial désigné
- ÉchéanceVendredi 26
- RègleRelance si aucune réponse à J+5
-
02En attente
Le silence est daté. Pas oublié.
Le système surveille ce qui peut changer la suite : une réponse dans le fil d’emails, un message d’absence, un nouveau statut, une date de validité qui approche.
Rien n’est relancé avant ce que prévoit votre règle.
Ce qui est surveillé
J+4 sur J+5
- Réponse dans le filAucune
- Message d’absenceAucun
- Statut du logicielInchangé
- ValiditéDans six jours
Prochaine étape à J+5 : rassembler le contexte.
-
03Contexte
Au bon moment, tout est déjà rassemblé.
La version envoyée et ses options, le dernier échange, l’échéance, la personne qui décide. Chaque élément renvoie à sa source. Ce qui manque est signalé comme manquant.
Aucune supposition présentée comme un fait.
Les sources de la relance
- 1
Note d’appel · mardi
Question sur le délai d’intervention
- 2
Devis · version envoyée
Option incluse · trois semaines après accord
- 3
Date de validité
Jusqu’au vendredi 26
- ?
À confirmer
Qui signe, côté client ?
- 1
-
04Préparé
La relance vous attend. Prête, pas partie.
Un email qui reprend le point en suspens, dans le bon fil d’emails. Ou une fiche d’appel, quand un coup de téléphone sera plus juste.
Dans cet exemple, le brouillon attend dans votre messagerie.
ÀContact client
ObjetVotre devis d’intervention sur site
Bonjour,
Lors de notre échange de mardi, vous vous interrogiez sur le délai d’intervention. Le devis prévoit une intervention sous trois semaines après votre accord. Il reste valable jusqu’à vendredi.
Voulez-vous que nous en parlions d’ici là ?
- 1Note d’appel de mardi
- 2Devis, version envoyée
- 3Date de validité
-
05Validé
Vous décidez de ce qui part.
Envoyer, modifier, reporter, appeler plutôt qu’écrire, ou ne pas relancer du tout. Ce qui engage l’entreprise reste votre décision.
L’envoi reste bloqué tant que la validation manque.
Votre décision
- Envoyer
- Modifier
- Reporter
- Appeler plutôt
- Ne pas relancer
L’envoi attend votre validation.Validé par vous · J+5, 9 h 14 · envoyé depuis votre messagerie
Simulation uniquement. Aucun email n’est envoyé.
-
06Réponse
La réponse met le suivi à jour.
Accord, question, report ou refus : le système propose le nouveau statut et la prochaine action. Après validation, votre tableau de suivi ou votre CRM est à jour, et le motif d’un refus est conservé.
Une réponse ambiguë vous est soumise. Elle n’est pas interprétée à votre place.
« Bonjour, c’est bon pour nous. Vous pouvez caler l’intervention ? »
Proposé par le système
Accord, à confirmer par vous · prochaine action : planifier l’intervention
Votre tableau de suivi
D-0412Intervention sur siteEn attenteAcceptéSimulation uniquement. Aucun outil n’est modifié.
Le fonctionnement présenté est un exemple à cadrer : outils reliés, droits d’accès, règles de relance et validations sont définis avec votre entreprise.
Et si le client a déjà répondu ?04 / Savoir ne pas relancer
Tous les silences ne se relancent pas pareil.
Une séquence fixe traite tous les devis de la même façon. Vos clients, non. Selon ce qu’ils ont dit, ou pas dit, la bonne suite change. Parfois, ce n’est pas une relance.
Voir la suite avec
Pas de réponse
Une relance courte, qui rappelle l’échéance et propose un échange.
AcceptableUne relance générique à J+7 peut convenir ici.
Vous gardez : le moment et le ton.
Une question posée
D’abord répondre, à partir du devis. Ensuite relancer.
À contretempsLa relance générique laisse la question sans réponse.
Vous gardez : ce qui engage un prix ou un délai.
Une modification demandée
Pas de relance : une nouvelle version à préparer. Le suivi repart de celle-ci.
À contretempsLa relance porte sur une version déjà dépassée.
Vous gardez : le nouveau devis.
Un « oui » au téléphone
Pas de relance : une confirmation à préparer, puis la suite prévue par vos règles.
À contretempsLe client reçoit une relance après avoir dit oui.
Vous gardez : la confirmation de l’accord.
« Rappelez-moi en mars »
Pas maintenant : la suite est reportée à la date dite. Personne n’a à s’en souvenir.
À contretempsLa relance arrive avant la date demandée.
Vous gardez : avancer ou annuler le report.
Un refus
Pas d’insistance : le motif est noté (prix, délai, autre prestataire, projet abandonné) et le devis est clos proprement.
À contretempsLe client est relancé après un non.
Vous gardez : une éventuelle suite, plus tard.
Savoir ne pas relancer fait partie de la relance.
Relancer tous vos devis n’est pas un objectif. Relancer juste, oui.
Exemples de situations à cadrer avec vous. Pas un catalogue de règles.
05 / Qui fait quoi
Des agents qui préparent. Vous qui décidez.
Derrière ce fonctionnement, plusieurs agents IA spécialisés, chacun sur une tâche précise. Aucun n’a plus de droits que sa tâche n’en exige.
Six rôles · choisissez-en un
- Lecture
- Brouillon
- Alerte ou proposition
- Écriture après validation
Lire n’autorise pas à écrire. Préparer n’autorise pas à envoyer.
- Ils ne négocient pas un prix.
- Ils ne promettent pas un délai.
- Ils n’inventent pas une information manquante.
Automatiser l’envoi ?
C’est possible pour des cas précis que vous choisissez, par exemple une première relance simple. C’est une décision, pas un réglage par défaut. Elle se prend avec vous, et elle peut être retirée.
Désactivé par défaut : chaque relance attend votre validation.
Si vous le décidez, seulement pour :
- une première relance simple ;
- sans réponse reçue, dans aucun canal ;
- sur des devis sans échange en cours.
Décidé avec vous · réversible · illustration
Accès
Quelles boîtes mail, quels outils, quels devis ?
Le système ne lit que les sources nécessaires.
Traçabilité
Qui a validé quoi, et quand ?
Chaque envoi et chaque mise à jour laissent une trace.
Erreurs
Et si quelque chose échoue ?
Une action non exécutée ne doit pas apparaître comme faite. En cas de doute, la question remonte à la bonne personne.
Données
Où vont vos informations ?
Hébergement, conservation et droits sont précisés au cadrage, selon vos outils et vos contraintes. Aucun dispositif universel n’est supposé.
Une IA peut se tromper. Les sources, les règles, les tests sur des cas connus et votre validation réduisent le risque. Ils ne remplacent pas votre jugement.
Vos outils restent. Vos décisions aussi.
06 / Une expérience, à sa juste place
Ce que nous avons construit. Ce que nous ne promettons pas.
Voir le cas M&A présentéRéalisation présentée sur notre site · Conseil M&A
Pour un acteur international du conseil M&A, nous avons conçu une application interne et client qui centralise missions, cibles, relances, documents et reporting.
Ce que cette expérience apporte
Une pratique des relances, du suivi de statuts entre plusieurs personnes, de la cohérence avec un CRM existant et des validations.
Ce qu’elle ne prouve pas
Un taux de signature, un gain chiffré ou un résultat déjà obtenu sur les devis d’une TPE ou d’une PME. Votre premier flux sera vérifié dans votre contexte.
Feuille de vérification
Ce que nous vérifierons ensemble.
Des critères fixés avant de construire, mesurés sur vos devis.
- 1
Chaque devis envoyé a-t-il un responsable et une prochaine action ?
À mesurer avec vous - 2
Les relances partent-elles au moment prévu par vos règles ?
À mesurer avec vous - 3
Les réponses sont-elles rattachées au bon devis ?
À mesurer avec vous - 4
Les cas sensibles arrivent-ils à la bonne personne ?
À mesurer avec vous - 5
Combien de temps faut-il pour savoir où en sont vos devis ?
AvantAprès
Aucun taux de signature promis. Des critères que vous pourrez vérifier. Ces cases restent vides tant que nous n’avons pas mesuré votre cas.
07 / Un premier périmètre
Commencer par vos devis en attente. Pas par toute votre gestion commerciale.
Un flux qui revient chaque semaine, des outils identifiés, des règles écrites. Le périmètre, le coût et les critères de réussite sont posés avant de construire.
Exemple de premier périmètre
01 / BMLe point de départ
Les devis envoyés depuis votre outil habituel.
Le résultat attendu
Chaque devis a un statut, une prochaine action et une relance préparée à valider.
La responsabilité conservéeVous, pour ce qui part et ce qui engage.
Hors de ce premier périmètreLa négociation, la facturation, la planification des interventions.
C’est pertinent si
- vous envoyez des devis chaque semaine ;
- plusieurs personnes interviennent entre le chiffrage, l’envoi et la relance ;
- les échanges avec vos clients passent par plusieurs canaux ;
- un devis oublié coûte vraiment, en montant ou en relation.
Peu de devis, simples, suivis par une seule personne ? Un outil standard peut suffire. C’est la première chose que nous vérifierons.
- 01
Partir de vos devis réels.
Quelques devis récents, vos outils, les personnes qui les suivent.
- 02
Écrire vos règles.
Quand relancer, qui, par quel canal, sur quel ton. Et quand s’abstenir.
- 03
Rejouer des cas connus.
Sur d’anciens devis dont vous connaissez l’issue : le système aurait-il proposé la bonne suite ?
- 04
Mettre en usage, puis ajuster.
Observer avec l’équipe les relances préparées, les validations et les corrections, avant d’élargir.
Étape 03, en pratique
Rejouer d’anciens devis, dont l’issue est connue.
Le système propose une suite pour chacun. On la compare à ce qui s’est réellement passé. Un écart devient une règle à corriger, avant la mise en usage.
| Devis passé | Issue connue | Suite proposée | Verdict |
|---|---|---|---|
| D-0287 | Signé après un appel | Fiche d’appel à J+5 | Cohérent |
| D-0301 | Reporté au trimestre suivant | Relance à J+5 | Règle à corriger |
| D-0322 | Refus sur le délai | Clôture, motif noté | Cohérent |
Exemple illustratif. Ici, le report avait été annoncé par message : la règle est corrigée avant la mise en usage.
Notre MVP vise une première valeur en quatre semaines, sur un périmètre convenu. Le chiffrage dépend des outils à relier et des contrôles nécessaires.
Une fois ce fil tenu, il se prolonge : de la demande au devis, du devis accepté à l’intervention. Voir notre approche TPE & PME
Avant d’en parler
Avant de relancer, quelques questions.
Mon logiciel de devis fait déjà des relances automatiques. Qu’apportez-vous de plus ?
Peut-être rien, et c’est la première chose que nous vérifions. Une relance intégrée part à date fixe. Elle ne sait pas toujours que le client a répondu par téléphone, demandé une autre version ou reporté sa décision. Nous intervenons quand la suite d’un devis dépend d’informations dispersées entre plusieurs outils ou plusieurs personnes.
Faut-il changer de logiciel de devis ou de CRM ?
Non, pas par principe. Nous partons de vos outils : logiciel de devis, messagerie, tableur ou CRM. Si vos devis sont faits sous Word ou Excel, l’email qui les accompagne peut servir de point de départ. Les possibilités de connexion se vérifient au cadrage : nous ne supposons pas qu’une intégration existe avant de l’avoir examinée.
Une IA va-t-elle écrire à nos clients à notre place ?
Elle prépare, vous décidez. Dans le fonctionnement présenté, chaque relance est un brouillon soumis à la bonne personne. L’envoi automatique de certaines relances peut être envisagé ensuite, pour des cas que vous choisissez, et reste réversible.
Au bout de combien de temps faut-il relancer un devis ?
Il n’existe pas de délai universel. Il dépend de votre métier, du montant, de la date de validité et de ce que le client a dit. C’est une règle que nous écrivons avec vous, puis que le système applique sans l’oublier.
Comment relancer un devis sans harceler ses clients ?
En relançant moins souvent, mais plus juste : au bon moment, avec un élément utile, et en sachant s’arrêter. Vos règles fixent le nombre de relances, leur rythme et les situations où l’on s’abstient.
Que se passe-t-il si le client a déjà répondu ?
La relance ne doit pas partir comme si de rien n’était. Une réponse reçue dans le fil d’emails est rattachée au devis. Un échange téléphonique peut être noté en une phrase pour mettre la suite à jour. Tant que l’information manque, la relance reste un brouillon.
Nos données clients sont-elles protégées ?
Les accès, l’hébergement et la durée de conservation sont définis au cadrage, selon vos outils et vos contraintes. Le système ne lit que les sources nécessaires au périmètre. Aucun dispositif universel n’est supposé.
Est-ce adapté à une petite entreprise ?
Le point de départ est le volume et l’enjeu de vos devis, pas la taille de l’entreprise. Si vous envoyez peu de devis, simples, suivis par une seule personne, un outil standard ou une règle bien tenue peut suffire. Dans ce cas, nous vous le dirons.
Quel budget et quel délai prévoir ?
Ils dépendent des outils à relier, du nombre de personnes concernées et des contrôles nécessaires. Le premier échange sert à comprendre votre situation. Une éventuelle mission fait ensuite l’objet d’un périmètre et d’une proposition dédiés.
Partons d’un vrai devis
Venez avec un devis
resté sans réponse.
En trente minutes, nous regardons ce qui s’est passé depuis son envoi, où l’information s’est dispersée et ce qui mériterait d’être relié. Aucun document confidentiel n’est nécessaire.
Un devis réel suffit pour commencer.
Parlons de vos devisVous préférez écrire ? [email protected]