01Recevoir
Email, appel ou formulaire → demande consignée. Coordination ; rien n’est réservé.
Rendez-vous · Sur mesure
Confirmer un rendez-vous sans perdre les exceptions
Un créneau souhaité n’est pas encore un rendez-vous confirmé.
BM relie demandes et agenda. Vous gardez les décisions.
Cadrer vos rendez-vous
- 01DemandéLe souhait du client
- 02VérifiéAgenda, besoin, ressource
- 03ConfirméValidation, exécution, trace
01 / Le moment où tout se joue
Un souhait.
Plusieurs vérifications.
Exemple fictif : une entreprise de services reçoit par email une demande d’intervention mardi matin. Que peut-elle confirmer ?
À valider
Deux créneaux à proposer.
Le client choisit ; la personne habilitée valide avant toute confirmation.
- Donnée
- Prestation et durée précisées
- Source
- Email précisé + agenda de référence
- Responsable
- Coordination
Proposition préparée · aucun rendez-vous confirmé
À compléter
Pas encore de créneau.
Adresse d’interventionÀ compléter
« À quelle adresse devons-nous intervenir ? »
Question à préparer · créneaux en attente
La réponse permettra de revoir le trajet, la durée et l’intervenant nécessaire.
- Donnée
- Adresse absente
- Source
- Email client
- Responsable
- Coordination
Question préparée · confirmation suspendue
Exception humaine
Le souhait reste un souhait.
Email clientMardi matin souhaité
Agenda de référenceIntervenant déjà mobilisé
Conflit de disponibilité · passage bloqué
Le responsable arbitre avec les deux sources, ou fait chercher une autre disponibilité.
- Donnée
- Souhait incompatible avec l’agenda
- Source
- Email + agenda de référence
- Responsable
- Responsable planning
Conflit signalé · aucun engagement ajouté
À revalider
L’ancien oui ne suffit plus.
Rendez-vous existantConservéPas d’écrasement du précédent engagement
Nouvelle demandePrestation ajoutéeÀ revalider avant modification
Le besoin change. La durée et la ressource sont revues avant un nouvel engagement.
- Donnée
- Besoin modifié · durée à revoir
- Source
- Confirmation antérieure + nouveau message
- Responsable
- Personne habilitée
Modification demandée · nouvelle confirmation non envoyée
Cas d’usage TPE/PME à construire et tester. Aucun résultat BM consolidé sur cet usage n’est présenté ici.
02 / De la proposition à l’engagement
Le passage
qui engage.
Une proposition se prépare. La validation autorise la suite. Seule une confirmation exécutée et tracée change le statut.
Avant le seuil
Proposé
Options préparées
Le souhait du client ne vaut pas réservation.Décision humaine
Valider
Choix client, disponibilité relue, règle métier respectée.
Personne habilitéeAprès exécution vérifiée
Confirmé
Confirmation + trace
Un échec d’envoi laisse la confirmation à traiter.Ouvrir les conditions et le parcours complet
À consigner : demande, type et durée, personne ou ressource, agenda de référence, informations requises, état de confirmation, propriétaire de l’exception.
02Vérifier
Besoin, informations et agenda → disponibilité vérifiée. Coordination ; manque ou conflit bloque la suite.
03Proposer
Disponibilités compatibles → options préparées. Coordination ; le souhait du client reste à recueillir.
04Confirmer
Choix client + validation métier + relecture de disponibilité → confirmation exécutée et tracée. Personne habilitée ; échec d’envoi ≠ confirmation.
05Rappeler
Rendez-vous confirmé → rappel selon règle et canal validés. Coordination ; statut revérifié avant l’action.
06Modifier ou annuler
Demande client → nouvel état et historique conservés. Coordination ; conditions inhabituelles à faire arbitrer.
07Remonter l’exception
Blocage sourcé → contexte, responsable et prochaine décision. Responsable nommé ; aucun engagement par défaut.
Ce parcours décrit une cible à construire. Aucun envoi, rappel ou réservation n’est exécuté sur cette page.
Hors de la règle ?
Le doute
ne réserve rien.
Le responsable reçoit le blocage, ses sources et la décision attendue. La confirmation attend son arbitrage. Une modification repasse par les vérifications ; une annulation se confirme séparément. L’historique conserve la décision précédente, l’auteur du changement et ce qui reste à traiter.
Les exceptions à garder humaines
Conflit d’agenda
Revoir la disponibilité.
Durée inhabituelle
Valider le temps nécessaire.
Demande incomplète
Obtenir ce qui manque.
Rendez-vous sensible
Confier la décision à la personne habilitée.
Annulation tardive
Appliquer les conditions validées.
03 / Votre premier flux
Partons d’un
rendez-vous réel.
Agenda, email, formulaire, CRM ou messagerie : vos outils gardent leur rôle. BM vérifie les droits et connexions possibles, puis cadre un flux sur mesure.
- Un type de rendez-vous
- Un agenda qui fait foi
- Les exceptions à vous remonter
Le premier échange sert à cadrer. Aucun rendez-vous métier n’est créé ici.
Avant d’en parler
Quelques
points à éclaircir.
Faut-il remplacer notre agenda ?
Pas par principe. BM part de l’agenda qui fait foi pour votre équipe. Les accès, possibilités de lecture et d’écriture et limites de connexion sont vérifiés avant de choisir le flux.
Quand un rendez-vous est-il vraiment confirmé ?
Quand le choix du client, la disponibilité et la validation métier requise sont réunis, puis que la confirmation prévue est exécutée et tracée. Une demande, une proposition ou un brouillon envoyé en erreur ne suffit pas.
Que faire si un client modifie ou annule ?
Conserver la demande et l’historique. Une modification exige de revoir la durée, la ressource et la disponibilité avant un nouvel engagement. Une annulation suit vos conditions ; un cas hors cadre remonte à la personne désignée.
Quels cas doivent rester humains ?
Conflit d’agenda, besoin ambigu, durée inhabituelle, rendez-vous sensible ou conditions non prévues : le responsable arbitre avec les sources utiles. Aucune règle implicite ne doit confirmer à sa place.
Comment tester sans perturber l’équipe ?
Commencer par des cas fictifs ou connus, en lecture seule, sans réservation ni envoi. Comparer la prochaine action préparée à celle attendue par l’équipe. Autoriser ensuite séparément les écritures et envois du périmètre retenu.